Wenn wir an effektives Arbeiten denken, dann wissen wir, es ist eine Arbeit, die uns voranbringt. Und das möglichst schnell. Auf dem Weg zum Ziel wollen wir so wenig Zeit wie möglich verbrauchen und vor allem mit möglichst wenig Aufwand dorthin gelangen. Bei der Effizienz geht es darum, Dinge schnell und richtig zu tun und mit wenig Aufwand zum Ziel zu gelangen.

Ein schönes Beispiel für die Erklärung des Begriffes Effizienz ist dieses hier:

Ein Online-Händler verschickt ein Formular per E-Mail an seinen Kundenbestand, um möglichst viele Kunden nach ihrer Meinung zu fragen. Das ist effizient, denn der Vorgang braucht wenig Aufwand, verursacht nur geringe Kosten, führt strategisch direkt zum Ziel und im Ergebnis erhalten sie klare Aussagen und vor allem Messwerte.

Um die Effizienz jetzt der Effektivität gegenüberzustellen, nehmen wir das Beispiel von oben und machen aus einer effizienten Tätigkeit (Verschicken des Formulars) eine effektive Tätigkeit.

Der Chef schickt seinen Mitarbeiter los, um zu einigen Kunden eine persönlichere Bindung aufzubauen. Er soll die ausgewählten Kunden persönlich nach ihrer Zufriedenheit befragen.

Die Effizienz ist hier nicht so hoch wie im ersten Beispiel. Der Weg zum Ziel dauert länger und ist nicht so einfach gestaltet, wie beim Versenden des Formulars per E-Mail. Aber bei diesem Vorgehen steht die Effektivität im Vordergrund und nicht die Effizienz. Das persönliche Kennenlernen seiner Kunden wird zu einer besseren Bindung zum Unternehmen führen und Folgeaufträge sind wahrscheinlich.

Wie steigern Unternehmen ihre Produktivität?

Erst effektiv vorgehen, dann effizient! So lautet eine der wesentlichen Grundregeln. Zunächst müssen die richtigen Ziele ausgewählt werden. Denn auch wenn die Arbeit effizient ist, kann sie in die falsche Richtung gehen und dann führt sie auch nicht zum gewünschten Erfolg. Ziele müssen dabei stets messbar sein. Der Vergleich von Kennzahlen ist hilfreich, die Reduzierung von Ausschuss, der Durchlaufzeiten oder der Wartungsintervalle sowie die Verbesserung der Qualität anhand festgelegter Faktoren bietet sich an.

Produktivität zu steigern bedeutet den maximalen Output bei minimalem Input abzuliefern. Lokalisieren Sie beispielsweise Diskrepanzen in der Produktionszeit und finden Sie anschließend die Ursachen dafür heraus. Irgendwo im komplexen Arbeitsprozess geht entweder Effektivität oder Effizienz verloren. Danach dokumentieren Sie die gefundenen Fehler und optimieren die betroffenen Prozesse. Anschließend muss noch einmal die Wirksamkeit der Optimierungsmaßnahme überprüft werden.

Fazit

Eine wirksame Prozessoptimierung sorgt für einen lösungsorientierten Effekt! Lohnende und wirtschaftlich durchdachte Lösungsvorschläge steigern daher die Produktivität wirklich nachhaltig. Beachten Sie den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität und formulieren Sie Ihre Ziele anhand messbarer Faktoren.